为改进工作作风，精简会议，缩短会议时间，提高会议质量，加强会议管理，结合外国语学院工作实际，特制定本办法。

一、会议类型

根据学院管理的特色工作的重要，会议类型如下：1、党政领导班子联席会例会；2、新学期大会及学期末总结大会；3、各系部主任、副主任及秘书教学会议；4、学术委员会、学位委员会及教授委员会会议；5、全院党员大会及各支部会议；6、其他临时性学院级会议。

二、会议组织制度

1、坚持精简会议的原则，要尽量压缩会议数量，对参会人员大致相同、内容接近、时间相近的几个会议，召集人可请示学院领导后视情况合并召开。

2、缩短会议时间，有需要宣传报道的会议，请事先安排好人员做好会议的摄影和记录工作。

3、每次会议，要事先做好充分的准备，明确会议的中心议题、通知会议参

加者，保证会议质量。

三、会议参与人员

1、学院党政领导班子联席会例会：每周一上午召开，全体班子成员。

2、新学期教师大会及学期末总结大会：全体教师参加。

3、各系部主任、副主任及秘书教学会议：凡是由学院任命的中层管理干部必须参加。

4、学术委员会、教授委员会会议：分别由学术委员、学位委员及全体教授参加。

5、全院党员大会及各支部会议：全体党员参加。

以上各类会议必须指定专人或秘书做好会议记录，以便存档查阅。会后，对相关人员及是时落实会议精神，执行会议决议。

四、会议纪律

1、参会人员必须按时到会，不准迟到、早退、旷会，确有急事需提前向主管领导请假。

2、参会人员每次履行签到手续。由记录人做好考勤记录，因病、因事不能到会，要提前请假。未请假而不到会者或每学期累计两次不参加会议者，列入当年绩效考核，考核结果与绩效挂钩。

3、各类会议上研究、决定的事项，在未向下传达前，严守会议秘密。

4、参会人员关闭手机，自觉遵守会议纪律，不做与会议无关之事。

外国语学院

2016年11月16日