第一条为进一步规范外宾接待工作，加强外宾公务接待经费管理，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行【2013】533号）等有关文件，制定本办法。
第二条本办法适用于短期来校学术交流或友好访问的外籍人士、以及来自港澳台地区的境外来宾。海天学者、海外学术大师等国际化基金项目中的外宾接待，按照《大连理工大学国际化基金管理办法》、《国际化基金资助项目实施细则》、《大连理工大学“海天学者”基金管理办法及实施细则》执行。
第三条外宾接待工作应当坚持服务国家大局和学校中心工作、友好对待、务实节俭的原则。
第四条学校各单位邀请外宾来访应当严格执行有关外事管理规定。邀请校级及以上级别外宾来访，应报国际合作与交流处审批。未经批准，任何单位和个人不得代表学校对外发出邀请函或作出承诺。
第五条外宾接待费应纳入部门预算，从严从紧控制，严格执行接待费开支标准，不得超预算或超标准接待。
第六条外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
第七条住宿费按以下办法执行：
外宾住宿原则上由外宾自理，确有必要的可按照对等原则或已有的外事交流协议安排，按照以下标准执行。
（一）外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，以校内住宿为主。
（二）如确有必要安排在校外住宿的，校领导及以上级别的外宾代表团可安排在五星级、四星级酒店，其他一般外宾代表团安排的宾馆不超过四星级。
（三）外宾住房标准：校长及以上级别的外宾可安排套间，其他人员安排标准间。
第八条日常伙食费按照以下办法执行：
（一）外宾日常伙食招待应该注重节俭，严格根据伙食标准选择菜品，提倡自助餐等形式。
（二）日常伙食标准（含酒水、饮料）：每人每天不超过300元。
（三）司机及相关工作人员误餐费：学校车队司机及相关工作人员因公务接待耽误用餐，由接待部门按每人50元/次标准提供误餐补助，随次月工资发放给其个人并依法缴纳个人所得税。
第九条宴请费按以下办法执行：
（一）外宾在校期间，根据需要、按照对等原则安排宴请，且最多只安排1次。
（二）宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在校内就餐，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。
（三）宴请费标准（含酒水、饮料）：每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
第十条交通费按以下办法执行：
（一）外宾用车原则上由外宾自行安排，确有必要的按照对等原则或已有的外事交流协议安排。
（二）确有必要为外宾安排车辆的，应根据实际需要安排，并减少随行车辆。
（三）外宾在中国境内城市间乘坐交通工具标准：飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁/动车一等座、全列席列车一等座、火车软卧）。
确因工作需要乘坐高于以上标准的交通工具，需经学校主管外事领导同意后方可核销。
外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。
第十一条对外赠礼按以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，提倡赠送师生作品。
（二）原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不必重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
（三）赠礼标准：对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为校长及以上级别的，每人次礼品不得超过300元；副校长及其他人员礼品不得超过200元。
第十二条外宾在华期间的保险、医药、邮电通讯、洗衣、理发和酒店除房费外其他消费，均由外宾自理。
第十三条中方陪同人员人数应当根据实际工作需要确定，从严掌握。外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第十四条陪同外宾赴外地访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅有关规定执行，并由所在单位分别负担。确需与外宾同餐、同住、同行的，经所在单位负责人批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。
第十五条外宾接待原则上由邀请单位负担经费。由学校邀请的校际交流来访外宾的接待由学校外事经费负担，其他外宾的接待由校内邀请单位负担。
第十六条报销流程：
（一）由学校邀请的校际交流来访外宾的接待费用，经国际合作与交流处负责人签字、盖章，到财务处按标准报销；
（二）其他短期来访外国专家的接待费用报销流程如下：
由校内邀请单位填写《短期来访外国专家经费报销申请表》，将电子版、纸质版（需经单位负责人签字、加盖单位行政公章）、外国专家护照信息页及中国入境页复印件一同交至国际合作与交流处专家科备案；
报销时持报销单据到专家科审核，然后持《短期来访外国专家经费报销申请表》纸质版复印件、外国专家护照信息页及入境页复印件，到财务处财务科经外汇业务人员审核后到报销窗口按标准报销。
第十七条校内各单位要严格执行学校有关外事规定。外事、财务、审计、纪检等部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。对于违反本规定的个人，学校将视情节轻重给予党纪和政纪处分。
第十八条在华举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照在华举办国际会议的有关规定执行。
第十九条本办法自颁布之日起施行。
第二十条本办法由财务处、国际合作与交流处负责解释。
